인력 채용시 개인정보 어떻게 하나?

인사팀은 인력을 채용할때 개인정보 보호를 위해 어떻게 해야 할까?

채용을 기획하는 단계부터 차근차근 그 절차를 알아보자.

 

◈ 채용기획 단계

 

1) 개인정보 보호 원칙에 근거하여 채용계획 수립

① 채용 전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정

• 지원서 접수, 필기시험, 면접 등 채용 전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정

* 필요한 최소한이라는 입증책임은 회사가 부담

※ 채용 전형 단계별로 필요한 개인정보를 수집하는 경우 입사 지원자가 해당 전형에 필요한 자료를 더욱 충실하게 작성할 것을 기대할 수 있음

 

[전형단계별 필요한 최소한의 개인정보(예시)

전형 단계	수집정보
전단계 공통	이름, 전화번호, 주소 등
서류전형	학점, 외국어 성적, 자격증 보유여부, 연구실적, 경력 등
필기시험	필기시험 과목별 성적 등
면접	인성, 기타 경험, 경력 및 학업내용, 포부 등
신체검사 직	직무 수행가능여부 판단에 필요한 최소한의 건강정보 등

* 회사에서 요구하는 인재상, 직무특성 및 선발방법 등에 따라 변동 가능

 

• 채용 이후에 필요한 개인정보로서 직무의 수행에 필요하지 아니한 정보*를 입사지원 시에 수집하는 것은 최소수집 원칙에 위배 소지

* 가족수당 지급에 필요한 가족관계 정보 등

 

• 직무의 수행에 필요하지 아니한 개인정보는 채용절차법에 따라 수집이 금지됨

채용절차법 제4조의3(출신지역 등 개인정보 요구 금지) 구인자는 구직자에 대하여 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 다음 각 호의 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집하여서는 아니 된다.

1. 구직자 본인의 용모·키·체중 등의 신체적 조건

2. 구직자 본인의 출신지역·혼인여부·재산

3. 구직자 본인의 직계 존비속 및 형제자매의 학력·직업·재산

 

② 민감정보*·고유식별정보**는 원칙적으로 수집 금지

* 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 유전정보, 범죄경력자료, 신체적, 생리적, 행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보, 인종이나 민족에 관한 정보

** 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호

 

• 예외적으로 민감정보 등의 수집이 불가피하다고 입증할 수 있는 범위 내에서 입사 지원자로부터 별도의 동의를 받은 경우 수집 가능. 단, 주민등록번호는 법률·대통령령 등에 근거가 있는 경우에 한해 수집 가능

 

• 청소년성보호법 등 법령에서 민감정보 등의 처리를 요구하는 경우 등에는 해당 법령을 따라야 함

 

청소년성보호법 제56조(아동·청소년 관련기관등에의 취업제한 등) ⑤ 아동·청소년 관련기관등*은 취업자등에 대하여 성범죄의 경력을 확인하여야 하며, 이 경우 본인의 동의를 받아 관계 기관의 장에게 성범죄의 경력 조회를 요청하여야 한다. 다만, 취업자등이 성범죄 경력 조회 회신서를 아동·청소년 관련기관등의 장에게 직접 제출한 경우에는 성범죄 경력 조회를 한 것으로 본다.

* 어린이집, 유치원, 각급 학교, 학생상담지원시설 또는 위탁 교육시설, 학원·교습소, 청소년 지원센터, 아동· 청소년의 이용이 제한되지 아니하는 체육시설, 공동주택관리사무소 등(같은 조 제1항)

 

③ 고용 계약의 체결 과정인 채용 전형에 필요한 최소한의 개인정보 수집은 입사 지원자의 동의 불필요

 

④ 개인정보를 입사 지원자로부터 직접 수집하지 않은 경우*, 해당 입사 지원자가 요구하면 수집출처·처리목적·처리정지 요구권이 있음을 고지해야 함

* 인물 DB 등에 공개된 정보를 사회통념상 입사 지원자의 동의 의사가 있다고 인정되어 수집한 경우 등

 

 

2) 입사 지원자 개인정보의 안전한 관리를 위한 계획 수립

 

① 입사지원서 접수 담당자 등 전형단계별 개인정보 취급자를 필요한 최소한으로 지정하여, 개인정보의 유·노출 가능성을 최소화

② 채용대행사 등에게 입사 지원자의 개인정보 처리 업무를 위탁하는 경우 문서로 하고, 교육 및 관리·감독 철저

 

 

◈채용전형 단계

 

1) 채용 전형 전 입사 지원자 등에게 개인정보 처리범위 등을 안내

 

① 전형 과정에 필요한 최소한의 개인정보만 제출하도록 채용공고문 등을 통해 입사 지원자 에게 안내

② 채용 전형에 참여하는 요원이나 면접관 등에게 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 사전에 교육

 

2) 필요한 최소한의 개인정보를 적법하게 처리

 

① 채용계획에 따라 전형 단계별로 개인정보 수집

② 민감정보는 꼭 필요한 경우*, 입사 지원자의 동의 또는 법령 근거에 따라 수집

* 직무수행 가능여부 확인에 필요한 최소한의 건강정보 수집 등

③ 입사 지원자가 제출한 각종 학력·성적 등 증명서의 진위 확인 필요 시, 개인정보 처리를 최소화하도록 해당 증명서 발급기관이 제공하는 진위확인 서비스 활용

 

3) 합격 통보

• 합격여부는 당사자에게 직접 통보가 되도록 전화, 전자우편 등을 활용

※ 홈페이지를 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시

 

4) 입사 지원자의 개인정보 보호조치 이행

 

① 개인정보 유출 등 방지에 필요한 관리적·기술적·물리적 보호조치 이행

② 입사 지원자의 동의, 법률 근거 등 적법한 근거없이 입사 지원자의 개인정보를 제3자에게 제공하는 것은 금지됨

③ 채용대행사 등에 개인정보 처리 위탁 시에도 개인정보의 유출등이 발생하지 않도록 교육 하고, 관리·감독 등 철저

※ 위탁업무 내용과 개인정보 처리업무 수탁자를 입사 지원자 등 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 사용자의 인터넷 홈페이지 등에 공개

※ 수탁사는 위탁받은 개인정보 처리 업무 종료 시 해당 개인정보를 파기해야 함