회사 개인정보 어떻게 수집되나?

 

회사에 취업을 하게 되면 누구나 내 개인정보를 무작정 인사팀에 제공하게 된다.

왜 제공해야 되는지  따져보지 않고....

무작정 인사팀에서 적어 주세요 하는데로 모든 내 개인정보를 작성해서 회사에 제출한다.

이제부터 왜 내 개인정보를 회사가 수집 보관해도 되는지에 대해 알아보기로 하자.

 

 

1. 회사(인사팀)의 개인정보 수집

 

가. 법령준수를 위한 개인정보 수집

 

* 근로기준법 등 법령상 의무준수를 위해 필요한 경우, 해당 법령 근거를 안내하고 개인정보 수집

- 임금대장에 가족수당 계산의 기초가 되는 사항을 작성하기 위해 불가피한 범위에서 가족의 개인정보 수집 가능

※ 가족관계 및 연령확인 등을 위한 증명서 제출 시 가족의 주민등록번호 뒷자리를 삭제한 후, 관련 서류를 발급받도록 함

- 근로자의 주민등록번호를 처리하도록 하는 4대보험 등 관련 법령에 따라 주민등록번호 등 개인정보 수집

 

	근로자 명부	임금대장
수집항목	성명, 생년월일, 이력 등	임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액 등
법령근거	근로기준법 제41조, 시행령 제20조, 시행규칙 별지 제16호 서식	근로기준법 제48조, 시행령 제27조, 시행규칙 별지 제17호 서식

 

나. 근로계약 등 체결·이행에 필요한 개인정보 수집

• 인사발령·교육훈련·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집

☞ 법령 준수 및 단체협약·취업규칙·근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보 외의 수집은 개인정보 최소수집 원칙에 위배 소지

 

Q.채용 확정 후 종교, 범죄경력 정보 등을 수집하고 이용할 경우, 별도 동의를 받아야 하나요?

종교 등 민감정보 수집 시, 법령에 근거가 없다면 별도의 동의를 받아야 합니다.

• 참고로, 형의 실효 등에 관한 법률 제6조는 누구든지 범죄수사, 형 집행 등 목적이나 다른 법률에서 범죄경력조회 등을 하도록 규정되어 있는 경우 외에는 범죄경력자료 등을 취득하여서는 아니 된다고 규정하고 있습니다.

- 따라서, 범죄경력조회 등을 하려는 경우 그 법률 근거를 명확히 하여야 합니다.

 

Q.근로자의 가족 개인정보를 확인한 후 적절한 복지혜택을 제공하고자 합니다. 이 경우에 근로자 가족의 동의를 받아야 하나요?

가족수당의 기초가 되거나 가족 복지혜택 제공을 위해 필요한 개인정보의 수집은 근로자 또는 가족의 동의가 필요없습니다.

• 근로기준법 제48조는 가족수당 계산의 기초가 되는 사항을 임금대장에 적도록 하고, 근로복지 기본법 제5조는 사업주는 사업장 근로자의 복지증진을 위해 노력하도록 하고 있습니다.

• 따라서, 가족수당 계산의 기초가 되는 사항이나 단체협약 등에 따른 가족 복지혜택 제공을 위해 필요한 최소한의 개인정보는 동의없이 수집할 수 있습니다.

• 다만, 고유식별정보나 민감정보를 수집하는 경우에는 가족으로부터 별도의 동의를 받아야 하며, 특히, 주민등록번호를 수집할 때에는 법률이나 대통령령 등에 구체적으로 근거가 있어야 합니다.

 

다. 인력관리

 

1) 인력배치·인사평가·복리후생 등 관련 개인정보의 수집·이용

• 전보·파견·휴직, 인사평가, 복리후생 제공 등 근로계약의 이행에 필요한 거주지·전문분야·경력· 성과 등 최소한의 개인정보 수집·이용은 근로자의 동의 불필요

• 단, 민감정보·고유식별정보는 원칙적으로 수집이 금지되며, 법령에 근거가 있거나 근로자로부터 별도 동의를 받아 수집 ※ 노조가입 여부 등은 민감정보에 해당하므로 법령에 근거가 있거나 근로자로부터 별도의 동의를 받은 경우에 한해 수집할 수 있음

※ 직원의 출산계획은 건강, 성생활을 직접 유추할 수 있는 민감정보에 해당할 수 있음

 

2) 인사정보의 제3자 제공

① 다른 법률에서 고용보험·산재보험 보험료 징수 등과 관련하여, 급여 등의 근로자 개인정보를 관련 공공기관 등 제3자에게 제공하도록 하는 경우 해당 법률에 따라 처리

② 전보·승진 사실 등 근로자의 개인정보를 외부에 공개하려는 경우 정보주체인 근로자의 동의 필요

• 징계·해고 등의 내용은 원칙적으로 비공개하는 것이 바람직

※ 공공기관의 경우, 정보공개법 제9조 등에 따라 공무원의 성명·직위 등 공개 가능

※ 상장법인등은 자본시장법 제159조에 따라 임직원에 관한 사항을 금융위 등에 제출하고, 같은 법 제163조에 따라 금융위 등은 이를 인터넷 등에 공시해야 함

 

3) 보수·복리후생 및 교육 등 목적의 개인정보 처리 위탁

• 복지·교육훈련 및 연말정산 등과 관련하여 근로자의 개인정보 처리 업무를 제3자에게 위탁하려는 경우, 관리·감독 및 교육 철저

 

4) 영업양도 등에 따른 근로자 개인정보 이전

• 영업의 전부 또는 일부의 양도·합병 등으로 근로자 개인정보를 이전하려는 경우 미리* 이전하려는 사실, 이전받는 자의 성명·주소·연락처, 이전을 원하지 않는 경우 조치할 수 있는 방법·절차를 서면, 전자우편, 팩스, 전화, 문자전송 등으로 알려야 함

* 영업양수도 계약 체결 등 이후 실제 이전되기 전에 통지해야 하며, 영업양도 등 결정 전에 근로자의 개인정보를 제공하려는 경우에는 정보주체인 근로자의 동의 필요

• 영업양수자 등은 개인정보를 이전받았을 때에는 이전 사실을 서면 등의 방법으로 정보주체인 근로자에게 알려야 함

※ 이전하는 자가 알린 경우에는 알리지 않을 수 있음

 

라. 디지털장치도입(변경, 추기)시 유의사항

 

1) 협의 및 의견수렴

① 근로자의 상시 근무공간에 디지털 장치를 도입하려는 경우*, 사전에 근로자 등 이해관계자 로부터 의견을 청취

* 외부인 출입이 통제되는 공간에 근로자의 근무상황 및 근태 관리 등을 위해 CCTV 등 영상정보처리기기, 차량 운전 근로자의 근무 위치 등 관리를 위해 위치정보 처리장치, 통제공간의 출입관리 등을 위해 지문·홍채·정맥 등 생체정보 처리장치를 설치하는 경우 등

 

② 근로자참여법에 따른 노사협의회가 설치된 사업장에서는 노사협의회에서 협의해야 함 (근로자참여법 제20조 제1항 제14호)

→ 협의나 의견수렴 시에는 디지털 기기 설치 목적·사양·운영범위 및 처리되는 개인정보의 내용과 보유기간 등을 명확히 설명해야 함

※ 충분한 협의는 근로자 보호 측면에서 필요할 뿐만 아니라 디지털 장치 도입의 정당성을 뒷받침할 수 있는 근거가 될 수도 있음

 

2) 개인정보 수집·이용 근거 확인

① 근로조건별 복무관리 등 법령상 의무준수 및 근로계약 이행 등에 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집·이용 가능

② 시설안전·영업비밀 보호 등 사용자의 정당한 이익 달성을 위해 필요한 경우로서 명백하게 정보주체인 근로자의 권리보다 우선할 때에는 개인정보를 수집·이용*할 수 있음

* 정당한 이익과 상당한 관련성이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 경우에 한하며, 근로자의 이익 침해 최소화 방안을 사전에 충분히 검토할 필요

 

[근로자의 메신저·이메일 검색 등을 처벌하지 않은 판례]

• 회사의 이익을 빼돌린다는 소문에 대한 구체적이고 합리적인 의심이 있던 상황에서 이를 확인할 목적으로 해당 직원의 개인용 컴퓨터 하드디스크를 떼어낸 후, 특정 단어로 파일을 검색하여 메신저 대화 내용·이메일 등을 검색한 행위는 형법 제20조에 따른 정당행위로 인정(대법원 2009.12.24.,선고,2007도6243, 판결)

 

[철도차량 운전실의 CCTV 설치 관련 개인정보위 결정례]

• 한국철도공사가 철도사고 원인규명 등을 위해 차량 운전실에 CCTV 설치 시, 운전제어대와 그 위에 위치한 기관사의 손만 촬영하고 촬영된 영상을 최장 7일간 열람·이용한 것은 ⅰ) 철도사고 원인 규명과 승객의 안전 확보가 한국철도공사의 정당한 이익에 해당하며, ⅱ) 본건 영상정보는 그러한 목적 달성에 필요하며, ⅲ) 목적 달성을 위해 합리적인 범위를 초과하지 않고, ⅳ) 본건 영상정보의 촬영 대상, 보관기간 등을 감안하면 한국철도공사의 정당한 이익이 본건 영상정보의 촬영이익이 정보주체(기관사)의 개인정보자기결정권보다 명백히 우선함(개인정보위 결정 제2015-12-22호)

 

[야간 경비원의 휴식공간 CCTV 운영한 사례 관련 개인정보위 결정례]

• 주간에는 일반에게 공개되는 관리사무소 사무실에 CCTV를 시설안전과 범죄예방 목적으로 설치하여 운영한 사안 관련, 경비원의 취침 등 휴식공간으로 이용되는 야간까지 지속적으로 촬영할 필요성은 인정되기 어렵고, 사생활 보호를 위한 최소한의 조치 없이 사무실 전체를 모두 촬영하는데 따른 이익이 정보주체의 권리보다 명백하게 우선한다고 보기 어려움(2015년 개인정보 분쟁조정 사례집, 101-106면)

 

③ 디지털 장치 도입에 따른 개인정보 수집·이용에 대해 근거가 명확하지 않은 경우*에는 개인정보의 수집·이용 목적, 수집 항목 등을 사전에 알리고 동의를 받아야 함

• 노·사 관계의 불균형을 고려하면 ‘동의’를 근로자의 진의로 보기 어려운 경우가 많으므로,

• 동의시에는 ⅰ) 필요한 최소한의 처리, ⅱ) 동의 내용의 명확한 고지, ⅲ) 능동적 의사 확인, ⅳ) 선택권 보장에 각별히 주의할 필요

* 특별한 사정없이 일반적 근무태도를 확인하려는 목적으로 위치정보 등 개인정보를 수집하거나 근로자의 SNS를 모니터링하는 경우 등

 

④ 생체인식정보* 등 민감정보는 원칙적으로 수집이 금지되며, 예외적으로 필요한 경우 정보주체인 근로자로부터 별도의 동의를 받아 수집해야 함

* 개인의 신체적, 생리적, 행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보

 

Q. 거래처와 업무 수행을 위해 업무 담당자의 연락처 등 개인정보를 공유하려는 경우 근로자의 동의를 받아야 하나요?

근로자의 개인정보를 제3자에게 제공하려는 경우로서 법령에 근거가 없는 경우에는 원칙적으로 정보주체인 근로자로부터 동의를 받아야 합니다.

• 동의를 받는 경우, 제공받는 자, 제공하는 개인정보 항목, 제공 목적 등을 명확히 알리고 동의를 받아야 합니다.

• 한편, 업무 담당자 연락처(사무실 전화, 회사 이메일 등)는 거래처 등과 공유될 수 있음을 근로자가 쉽게 예측할 수 있고, 정보주체에게 불이익이 발생할 가능성이 적은 점을 고려하여 보호법 제17조 제4항에 따라 동의없이 제3자에게 제공할 수도 있습니다.

- 이 경우, 사업주는 당초 수집 목적과의 관련성, 정보주체의 이익을 부당하게 침해할 가능성 등을 개인정보 처리방침에 작성하여 미리 공개하고, 해당 처리 실태를 개인정보 보호책임자를 통해 점검해야 합니다(보호법 시행령 제14조의2).

※ 참고로, 회사의 대표전화번호 등 특정 개인에게 할당되어 있지 않아 해당 연락처를 통해 개인을 알아볼 수 없는 경우 해당 연락처는 개인정보에 해당하지 않습니다.

 

 

Q. 사업장 내 CCTV 설치·운영을 하기 위해서 근로자의 동의를 받아야 하나요?

사업장의 설치장소, 설치 목적이 무엇인지에 따라 동의를 받아야 하는지 여부가 달라질 수 있습니다.

• 우선 고객 상담실이나 출입안내실 등 불특정 다수가 출입할 수 있는 공개된 장소에 CCTV를 설치·운영하는 경우에는 보호법 제25조 및 제58조에 따라 시설안전 등 목적으로 동의없이 설치·운영할 수 있습니다.

• 그 외의 경우에는 개인정보 보호법 제15조 제1항에 따라 정보주체의 동의를 받은 경우, 법령상 의무 준수를 위해 불가피한 경우, 정당한 이익을 위해 필요한 경우 등으로서 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우 등에 설치할 수 있습니다.

- 다만, 이 경우에도 해당 목적 외로 촬영되지 않아야 하며, 근로자 감시 등 해당 목적 외로 촬영하거나 촬영한 영상을 해당 목적 외로 이용하는 경우에는 보호법 위반에 해당할 수 있습니다.

※ 비공개 장소인 사무실에 CCTV를 설치·운영하면서 근무자들의 책상 및 컴퓨터 화면까지 찍히도록 한 행위는 사업자의 이익이 근로자의 이익보다 높지 않고, 근로자의 동의도 받지 않았으므로 보호법 제15조 제1항 위반에 해당됨(개인정보보호위원회 결정 제2022-011-067호)

 

 

회사에서 개인정보를 수집하는 근거에 대해서 알아보았습니다.

그럼 회사를 퇴사할 때 내 개인정보는 어떻게 처리될까요?

다음 블로그에서는 퇴직 근로자에 대한 개인정보에 대해 알아보도록 하겠습니다.